Actiris zoekt een Administratief Assistent (vervangingscontract)

De dienst Begeleiding Actief Zoeken naar Werk (B-AZW) van ACTIRIS begeleidt en ondersteunt werkzoekenden in hun zoekactie naar werk.Het secretariaat van de dienst B-AZW biedt de administratieve ondersteuning in het kader van de begeleiding van werkzoekenden. Het team bestaat uit 8 administratief assistenten die allemaal verantwoordelijk zijn voor het onthaal en het afsprakenbeheer van zowel Nederlandstalige als Franstalige werkzoekenden. Daarnaast garanderen ze ook het administratief beheer van de projecten van de dienst. 

Je zal instaan voor de administratieve en logistieke ondersteuning om de goede werking van de dienst te verzekeren

Verantwoordelijkheden
- Je onthaalt, ontvangt de bezoekers en de cliënten (zowel in het Nederlands als in het Frans) en indien nodig verwijs je door;
- Je ontvangt, filtert de e-mails en telefonische oproepen en biedt de nodige opvolging (zowel in het Nederlands als in het Frans);
- Je stelt brieven, nota's en verslagen op en zorgt dat ze hun bestemming bereiken;
- Je verzekert de transversale doorstroom van informatie;
- Je houdt documenten bij, klasseert, scant en archiveert ze;
- Je maakt planningen op, organiseert vergaderingen en bereidt de dossiers of documenten die tijdens deze vergaderingen moeten worden uitgedeeld;
- Je verzekert de occasionele administratieve taken op verzoek van het team of de verantwoordelijke, bijv. specifieke projecten

Profiel
- Je bent in het bezit van een diploma Hoger Secundair Onderwijs.

Je bent in staat om
- je beschikbaar en luisterbereid op te stellen om de verwachtingen en behoeften van interne en externe klanten te begrijpen en hen een geschikt antwoord met echte toegevoegde waarde te bezorgen; j
- je activiteiten te organiseren, rekening houdend met de vereisten inzake tijd en middelen, prioriteiten en te bereiken doelstellingen;
- herhaaldelijk een kwaliteitsvol resultaat af te leveren, rekening houdend met de procedures / normen of akkoorden;
- contact te leggen met anderen, een duidelijke boodschap over te brengen en na te gaan of deze boodschap door iedereen wordt begrepen ongeacht het communicatiekanaal;
- samen te werken met anderen en zelf actief bij te dragen teneinde een gemeenschappelijk doel te bereiken.

Bovendien beschik je over:
een goede kennis van MS Office (Word en Excel);
- goede schriftelijke vaardigheden in het Nederlands;
- goede mondelinge communicatie: je bent niet bang om telefonische oproepen te beantwoorden;
- voldoende initiatiefname: je wacht niet tot je verantwoordeiljke een opdracht geeft, maar gaat zelf op zoek naar je volgende taak;
- actieve luistervaardigheden en empathisch vermogen;
- een actieve kennis van de tweede gewesttaal is geen vereiste, maar wordt beschouwd als een sterke troef.

Waarom kiezen voor Actiris?
- Onze werknemers zijn een weerspiegeling van de Brusselse populatie: diversiteit op de werkvloer is niet enkel een objectief, het is onze dagelijkse realiteit.
- Overeenkomstig onze waarden hechten wij belang aan het evenwicht tussen het privé- en beroepsleven en het welzijn van onze medewerkers. 

Als werkgever 
- zorgen we voor een optimaal evenwicht tussen het privé- en beroepsleven, dankzij 35 jaarlijkse verlofdagen, een glijdend uurrooster en de mogelijkheid om van thuis te werken, op voorwaarde dat je takenpakket dit toelaat.
- stimuleren we uw persoonlijke en professionele ontplooiing door jaarlijks 11 opleidingsdagen aan te bieden, in overeenstemming met je functie, je behoeften en je ambities.
- geven we om het milieu en streven we naar een duurzame samenleving, je kunt gemakkelijk met de bus, tram, trein of fiets naar het werk komen. We bieden een of meerdere abonnementen voor openbaar vervoer, maar ook een Villo-abonnement en een fietsvergoeding aan. Bovendien kan je elektrische fietsen lenen op uw werkplek.
- zorgen we voor je gezondheid door het organiseren van screenings en hulp bij bepaalde medische en paramedische kosten, evenals een hospitalisatie- en een tandzorgverzekering.
- bieden we ten slotte ook voordelen voor uw kinderen, organiseren we initiatieven die gericht zijn op zuiniger leven (bibliotheek, uitlenen van diverse apparatuur), culturele activiteiten tegen gereduceerde prijzen, enz.

Contract en voordelen 
- Een halftijds vervangingscontract tot en met december 2022
- Voorkeur om het halftijds contract als volgt in te delen: een week 2 dagen en de andere week 3 dagen te werken, waarbij een verplichte aanwezigheid gevraagd wordt op dinsdag en donderdag.
- Een bruto maandsalaris van 2164€  voor een voltijds contract, wat dus neerkomt op een bruto maandsalaris van ongeveer 1082€ voor een haftijds contract.
- Maaltijdcheques van 8€
- De mogelijkheid om een taalpremie aan te vragen van 340 à 450€ bruto/maand.

Interesse? Solliciteer via deze link nu!

Solliciteren tot
donderdag, 20 januari, 2022